在这个科技急速发展的时代，越来越多的企业也紧跟步伐，在企业的信息化管理上，下了很大的人力和财力。因为信息化管理的理念已经蔓延开来，企业也意识到手工办公效率太低，拖公司的后腿。但是，是不是每个企业都能运用好软件呢？外贸公司的一大核心便是业务员，公司的盈利和业务累计多少成正比，所以业务员的工作效率可以说是直接影响了公司的发展。

　　市面上的外贸软件，品牌有很多，但是基本功能差异并不是特别大。有的软件做的比较细，涵盖的功能比较多，更能满足市场需求。企业最重要的是选择一款适合自己公司的软件。但是即使是一般的外贸软件，最基本的业务管理，客户管理，邮件管理等，也都是需要业务员去下功夫熟悉一下，才能灵活运用的。

　　有的业务员在刚接触外贸软件的时候，会有些抵触，因为不知道从那里下手，也不知道要用软件做些什么，认为手写会更快。我们公司也会经常有客户咨询我们，面对软件无从下手怎么办？要先做些什么？有的客户还告诉我们，公司购买软件之后，业务员并没有使用起来，而是搁置了，后来意识到数据庞大到无法管理的时候又重拾软件。公司有意向上软件，说明已经意识到问题的存在了，那就应该解决问题，而不是意识到了，嫌麻烦又放弃，等到实在没办法了再去面对问题。其实归根结底，这些矛盾的存在都是因为他们还不了解软件。

　　在使用软件，无从下手的时候，不妨先想想，我为什么要用软件。肯定是在业务上对客户，对业务的管理出现了问题，比如要跟进客户，但是由于客户量太多，已经忘记上次跟进到什么程度了，又或者商品数量太多，查找起来不方便等等，也许数量少的时候，通过excel表格搜索还能暂时解决，但是量多了，只会浪费精力和时间。相反，如果使用的熟悉的话，只要搜索一下，客户的信息，跟踪的记录都一目了然，非常的便捷。所以刚刚接触软件的业务员一定要尝试多操作软件，熟悉软件界面。可能刚开始会觉得麻烦，多用几次就会慢慢上手的，贵在坚持。

　　其实外贸软件不仅是管理功能突出，一定程度上也是可以起到挖掘商机的作用，即商机管理。例如有员工离职了，只要在系统里面搜索客户，以往的跟进情况便能清楚的看到，新的业务员就可以继续跟进了。而且很多新业务员可以从以往的记录里面找到意向客户，在根据跟进的历史记录，很方便的就能进行二次开发，提高工作效率，给企业带来利益。

　　外贸软件带来的便利之处并不止于此，运用的好就会发现其中的奥妙之处。当然，每个公司使用的外贸软件都不相同，员工在刚使用时需要一个磨合期，把功能都参透了之后，再与业务结合，会更好的发挥软件作用。